Jak przygotować salę konferencyjną na spotkanie biznesowe?

Wybór lokalizacji sali konferencyjnej

Sala konferencyjna powinna znajdować się w takim miejscu, żeby każdy uczestnik spotkania mógł bez większych problemów do niego dotrzeć. Jeśli wśród uczestników konferencji są osoby spoza miasta czy zza granicy, wybierz np. salę konferencyjną Beyond Office w Warszawie, zlokalizowaną blisko centrum, z dogodnym dojazdem z dworca czy lotniska. Sala konferencyjna, znajdująca się w reprezentatywnej dzielnicy, to również okazja do zorganizowania mniej formalnego spotkania po zakończeniu konferencji. W centrum miasta znajdują się dobre restauracje, kluby, kina, teatry, dokąd można zaprosić partnerów biznesowych, aby wzmocnić z nimi relacje.

Estetyka sali konferencyjnej

Wybierz salę urządzoną nowocześnie i minimalistycznie, w stonowanych kolorach. Powinien panować w niej nieskazitelny porządek i przyjemny zapach. Przed spotkaniem należy pomieszczenie dobrze przewietrzyć. Wystrój sali konferencyjnej powinien być spójny – krzesła i stoły powinny ze sobą współgrać. Ustawienie mebli należy dopasować do charakteru wydarzenia i liczby zaproszonych osób. Układ teatralny sprawdzi się podczas typowej prezentacji, układ szkolny w trakcie szkolenia, a układ w podkowę warto wybrać, jeśli zakładamy wzmożoną dyskusję między uczestnikami. Jednocześnie krzesła powinny być bardzo wygodne. Celem spotkania biznesowego jest całkowite skupienie uwagi na przedstawianym temacie. Niewygodne meble mogą sprawić, że goście z niecierpliwością będą czekać na zakończenie konferencji.

Niezbędne wyposażenie sali konferencyjnej

W sali konferencyjnej powinien znaleźć się przede wszystkim nowoczesny sprzęt, który pozwoli na profesjonalne przedstawienie prezentacji czy przeprowadzenie telekonferencji. Niezbędny jest rzutnik, dostęp do szybkiego internetu, okablowanie, głośniki, oświetlenie, nagłośnienie. Sala konferencyjna powinna być też wyposażona w tablicę magnetyczną z flamastrami do sporządzania notatek. We własnym zakresie trzeba zadbać o sprawny laptop, pamiętając o ładowarce do niego. Przed rozpoczęciem spotkania sprawdź, czy Twoja prezentacja na pewno działa, zwłaszcza gdy chcesz wyświetlić ją w innym systemie operacyjnym, niż ten, w którym została utworzona. Dobrze, jeśli w obiekcie znajduje się szatnia lub szafa, w której Twoi goście będą mogli zostawić kurtki, płaszcze i inne zbędne rzeczy.

Sala konferencyjna z cateringiem

Catering dopasowany do gustów gości to klucz do sukcesu udanej konferencji. Standardem są napoje (kawa, herbata, zimne napoje), słodkie i słone przekąski, które należy zapewnić swoim gościom nawet wtedy, gdy spotkanie będzie trwało tylko godzinę. Na dłuższe, kilkugodzinne lub całodniowe posiedzenia warto zamówić pełen catering, tak żeby uczestnicy konferencji mogli zaspokoić głód podczas przerwy na lunch. Pomieszczenie, w którym będzie serwowany catering, powinno znajdować się poza salą konferencyjną. O ile poczęstunek podczas konferencji jest mile widziany, o tyle wyraziste zapachy jedzenia, unoszące się w trakcie spotkania biznesowego, mogą rozpraszać gości i zrobić na nich niemiłe wrażenie.

Obsługa sali konferencyjnej

Jeśli chcesz zostać wyręczonym w części obowiązków związanych z organizacją konferencji, zdecyduj się na wynajęcie sali konferencyjnej wraz z obsługą. Doświadczony personel zadba o to, żeby sala została odpowiednio przygotowana, a podczas spotkania biznesowego niczego nie zabrakło. Nie będziesz musiał martwić się o porządek na sali konferencyjnej, sprzęt audiowizualny czy też catering.

Chcesz wynająć dobrze wyposażoną salę konferencyjną na spotkanie biznesowe? Zapraszamy do odwiedzenia strony: https://www.beyondoffice.pl/kontakt/