Dlaczego warto zacząć od darmowych narzędzi, zanim zainwestujesz w płatne systemy?
Płatne systemy do zarządzania firmą mają sens wtedy, gdy zespół i procesy są na tyle rozbudowane, że darmowe wersje przestają wystarczać. Na wczesnym etapie taka inwestycja bywa przedwczesna - trudno przewidzieć, które funkcje będą faktycznie potrzebne, zanim firma nie przepracuje kilku miesięcy w realnych warunkach.
Darmowe narzędzia dają czas na sprawdzenie, jakie procesy w ogóle się sprawdzają, zanim zdecydujesz się na płatne rozwiązanie dopasowane do konkretnych potrzeb. Ten etap testowania warto zresztą zaplanować już na poziomie pisania biznesplanu, gdzie organizacja pracy i narzędzia operacyjne powinny znaleźć się jako jeden z punktów planu działania.
Zarządzanie zadaniami i projektami - proste narzędzia do organizacji pracy zespołu
Podstawą organizacji pracy jest miejsce, w którym widać, kto co robi i w jakim terminie. Tablice zadań w stylu kanban - z kolumnami "do zrobienia", "w trakcie", "zrobione" - sprawdzają się nawet przy zespole liczącym dwie, trzy osoby. Kluczowe jest to, żeby każde zadanie miało przypisaną osobę odpowiedzialną i termin, inaczej narzędzie szybko zamienia się w kolejną nieaktualizowaną listę.
Na starcie nie warto szukać rozbudowanych systemów z dziesiątkami funkcji - im prostsze narzędzie, tym większa szansa, że zespół będzie z niego faktycznie korzystał, zamiast wracać do maili i wiadomości na czacie.
Komunikacja i dokumenty w jednym miejscu
Rozproszenie ustaleń między mailem, czatem i notatkami na kartce to jeden z najczęstszych powodów chaosu w nowych firmach. Komunikator zespołowy z podziałem na kanały tematyczne pozwala oddzielić rozmowy o konkretnych projektach od bieżących spraw organizacyjnych, a wspólny dysk w chmurze eliminuje sytuacje, w których dokument istnieje tylko na jednym komputerze.
Warto od początku ustalić prostą zasadę - ustalenia, które mają znaczenie w dłuższej perspektywie, trafiają do dokumentu, a nie zostają wyłącznie w wątku czatu, gdzie łatwo je stracić. Więcej o budowaniu takich nawyków organizacyjnych od pierwszych tygodni działalności - zespół portalu IdealnyBiznes.pl przygotował więcej materiałów na ten temat.
Automatyzacja powtarzalnych czynności bez znajomości programowania
Wiele codziennych czynności w nowej firmie da się zautomatyzować bez pisania jednej linijki kodu. Narzędzia łączące różne aplikacje pozwalają np. automatycznie zapisywać dane z formularza kontaktowego do arkusza, wysyłać powiadomienie po nowym zamówieniu albo tworzyć zadanie w systemie na podstawie nowej wiadomości e-mail.
Jak zwraca uwagę Bartłomiej Jakubowski, coach przedsiębiorczości, największym błędem na starcie nie jest brak automatyzacji, tylko próba zautomatyzowania wszystkiego naraz - lepiej zacząć od jednej, najbardziej czasochłonnej czynności i dopiero po jej wdrożeniu przejść do kolejnej.
Przykłady zadań, które warto zautomatyzować jako pierwsze
- Zapisywanie zgłoszeń z formularza kontaktowego do wspólnego arkusza.
- Wysyłka potwierdzenia zamówienia lub zapisu bez ręcznego pisania wiadomości.
- Przypomnienia o terminach płatności lub kończących się umowach.
Planowanie czasu i kalendarz - jak uniknąć chaosu na starcie
Wspólny kalendarz, widoczny dla całego zespołu, eliminuje sytuacje, w których dwa spotkania nakładają się na siebie albo termin ważnego zadania ginie w prywatnych notatkach jednej osoby. Warto od razu ustalić, jakie wydarzenia trafiają do kalendarza zespołowego, a jakie zostają prywatne - bez tej zasady kalendarz szybko staje się bezużyteczny.
Blokowanie czasu na konkretne rodzaje pracy - np. osobny blok na kontakt z klientami, osobny na zadania wymagające skupienia - pomaga też uniknąć sytuacji, w której cały dzień rozpada się na drobne przerywniki.
Kiedy przejść z darmowej wersji na płatną?
Darmowe wersje narzędzi zwykle mają limity - liczby użytkowników, liczby zadań albo przestrzeni dyskowej. Sygnałem, że warto rozważyć płatną wersję, jest moment, w którym zespół regularnie napotyka te ograniczenia, a nie sama chęć posiadania większej liczby funkcji. Przedwczesna inwestycja w płatny system często oznacza płacenie za możliwości, z których firma jeszcze nie korzysta.
Ten moment zwykle zbiega się z etapem, w którym firma formalizuje kolejne procesy działania - jeśli akurat przechodzisz przez taki etap, pełną instrukcję: jak założyć własny biznes krok po kroku, znajdziesz w osobnym materiale, który pomoże uporządkować kolejność decyzji.
Zanim zainwestujesz w płatne systemy
Darmowe narzędzia cyfrowe potrafią pokryć większość potrzeb organizacyjnych nowej firmy przez pierwsze miesiące działania. Kluczem nie jest liczba wdrożonych narzędzi, tylko konsekwencja w ich używaniu - jedno proste narzędzie, z którego zespół faktycznie korzysta, jest warte więcej niż pięć zaawansowanych, które po tygodniu wracają do stanu sprzed wdrożenia.
Autor: Bartłomiej Jakubowski - ekspert od szukania pomysłów na biznes, trener przedsiębiorczości, coach przedsiębiorczości.
