Trello
Trello jest już niemal kultową aplikacją, która sprawdza się w wielu firmach. Mówiąc w wielkim uproszczeniu, aplikacja Trello pomaga w organizowaniu zadań i projektów. Możemy na przykład stworzyć sobie tablicę spraw do załatwienia (lista „to do”), złożoną z kilku lub kilkunastu kart (jednej karcie odpowiada jedno zadanie). Taką kartę możemy opatrzyć kolorem, dodać termin wykonania zadania, a także przypisać jej wykonawcę.
Tuż obok możemy umieścić kolumnę z kartami w trakcie realizacji („in progress”). Gdy poszczególny wykonawca rozpocznie pracę nad danym zadaniem, zwyczajnie przeciągnie sobie kartę z kolumny „to do” do kolumny „in progress”. W ten sposób pozostałe osoby w zespole wiedzą, kto aktualnie nad czym pracuje. Naturalnie, kolejną kolumnę mogą stanowić karty opatrzone etykietą „zrobione” („done”). Trello jest więc wspaniałym narzędziem do pracy zarówno w pojedynkę, jak i w grupie osób pracujących nad projektem. W Polsce aplikacja ta zadomowiła się już na dobre.
Nozbe
Kolejną świetną aplikacją, pomagającą zwiększyć produktywność i odpowiednio zorganizować sobie czas jest Nozbe. Co ciekawe, jej twórcą jest Polak, niejaki Michał Śliwiński. Zapewniamy, że warto zapoznać się z Nozbe, nie tylko dlatego, że jest to „rodzimy” produkt.
Obsługiwanie Nozbe jest niezwykle proste i intuicyjne (w dodatku jej funkcje w całości opisane są po polsku, podobnie jak krótkie filmiki instruktażowe). Wśród czterech głównych „filarów” Nozbe znajdziemy: skrzynkę spraw, priorytety, projekty oraz szablony.
Jeśli wpadnie nam do głowy jakieś nowe zadanie do wykonania albo pomysł, wystarczy, że zanotujemy je w kategorii „skrzynka spraw”. Nowo wpisane zadanie można opatrzyć datą wykonania i czasem wykonania. Dane te automatycznie zapiszą się także w kalendarzu aplikacji. W przypadku, gdy jakieś zadanie jest szczególnie ważne, można je dodać do tzw. „priorytetów” i oznaczyć gwiazdką. Ponadto, aplikacja sama nada status priorytetu zadaniom zaplanowanym jakiś czas temu, w momencie gdy czas ich realizacji będzie się zbliżał.
Niezwykle przydatnymi funkcjami są także „projekty” i „szablony”. Ta pierwsza pomaga uporządkować kilka różnych zadań związanych z projektem w jednym, wspólnym miejscu. Natomiast funkcja „szablony” okaże się nieoceniona w przypadku, gdy zdarza nam się powtarzać projekty o podobnych zadaniach.
Asana
Asana w pewnym sensie pokrywa się z funkcjonalnościami Nozbe. Niemniej jednak ta aplikacja będzie się najlepiej sprawdzała w przypadku pracy zespołowej. A to dlatego, że Asana pozwala zrezygnować całkowicie z komunikacji mailowej, dzięki funkcji „Conversations” (czyli „Rozmowy”). W ramach kilku odrębnych podzespołów możemy realizować różne cele, dodawać zadania, tworzyć większe projekty, załączać pliki, i tak dalej.
Asana, podobnie jak Nozbe, jest aplikacją niezwykle intuicyjną. Zazwyczaj można „rozpracować” wszystkie jej funkcjonalności bez pomocy jakichkolwiek podpowiedzi.
Evernote
Evernote, w przeciwieństwie do trzech wcześniejszych aplikacji, jest raczej wielkim, inteligentnym notatnikiem, aniżeli takim typowym narzędziem do organizacji zadań czy zarządzania czasem. Dzięki Evernote nie trzeba już segregować informacji, danych i zdjęć w opasłych notatnikach czy w szufladach. Wystarczy zainstalować darmową aplikację na swoim smartfonie.
Przykładowa notatka Evernote może składać się z tradycyjnego tekstu wpisanego za pomocą klawiatury, odręcznych rysunków (dzięki funkcjonalności typu „Paint”), list, zdjęć (zrobionych na bieżąco lub dodanych z galerii), a także notatek głosowych, co jest świetnym rozwiązaniem w momencie, gdy nie mamy czasu pisać, a szybko chcemy coś zanotować – wtedy wystarczy nagrać notatkę (Evernote korzysta z dyktafonu naszego urządzenia). Te wszystkie elementy mogą składać się na jedną notatkę. Następnie, nasze notatki mogą zostać pogrupowane w tematyczne notatniki i opatrzone nazwami oraz tagami, po których szybko wrócimy do potrzebnych informacji.
Robienie i segregowanie notatek nigdy wcześniej nie było tak proste. W dodatku nie trzeba się obawiać, że po kilku miesiącach przyjdzie nam tracić czas na żmudne poszukiwania jakiejś wizytówki czy informacji. Dzięki tagom w ciągu paru sekund odnajdziemy potrzebne fragmenty, zapiski, zdjęcia i dane.
Pocket to kolejna aplikacja, którą docenią osoby spędzające w wiele godzin dziennie w świecie wirtualnym. Często zdarza się tak, że w czasie pracy lub w momencie, gdy musimy skupiać się nad ważnym projektem, ktoś wysyła nam linka do ciekawego artykułu, albo znajdujemy interesujący filmik na YouTube. Niestety nie da się wszystkiego zrobić na raz i dlatego albo odkładamy wspomniane artykuły lub filmiki na niesprecyzowane „później”, albo poświęcamy im czas, kosztem pracy. Natomiast Pocket może nam pomóc raz na zawsze rozwiązać ten dylemat.
Jak sama nazwa wskazuje, Pocket, to taka „wirtualna kieszeń”, do której można wkładać rzeczy, które chcielibyśmy przejrzeć po pracy, albo wrócić do nich za jakiś czas. Pocket zapamiętuje wpisane adresy URL i umożliwia grupowanie oraz opisywanie ich za pomocą tagów. Narzędzie to sprawdzi się też doskonale w przypadku osób, które na co dzień poszukują w sieci inspiracji do stworzenia własnych tekstów, kursów bądź produktów.
Oczywiście wspomniane wyżej nazwy to nie jedyne narzędzia, które warto przetestować. W sieci aż roi się od ciekawych aplikacji, zarówno polsko-, jak i anglojęzycznych. Dobrze jest poświęcić kilka godzin na wypróbowanie niektórych z nich, a następnie wybranie jednej, maksymalnie dwóch, z których zamierzamy korzystać.
Użytkowanie zbyt wielu narzędzi i obsługiwanie ich wszystkich mijałoby się przecież z celem. Nie chcemy bowiem poświęcać połowy dnia na zapisywanie informacji w aplikacjach. Tak więc i tutaj (a może zwłaszcza tutaj) sprawdza się prosta zasada dotycząca umiaru. Korzystanie z aplikacji do zarządzania czasem powinno bowiem skutkować usprawnieniem naszych działań, a nie dodatkowo je komplikować.
Artykuł napisany we współpracy z Magazynem Lottoland.com
Napisz komentarz
Komentarze