W USC już nic nie załatwimy od ręki

Aplikacja „Źródło” została uruchomiona przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych na początku marca tego roku. Ma zastąpić rozproszone, a przez to „zamknięte” lokalne bazy danych. Dzięki jednej, wspólnej bazie odpisy aktów będzie można pobierać w dowolnym miejscu w kraju. Ale to jeszcze odległa przyszłość; zanim system zapełni się dokumentami, które od początku trzeba wpisać ręcznie, urzędników czeka ogrom pracy, a interesantów – niemałe kłopoty z obsługą.

System od samego początku przysparzał mnóstwo problemów urzędnikom w całej Polsce. Kierownik kaliskiego Urzędu Stanu Cywilnego rozważała możliwość uruchomienia tzw. okresu przejściowego, w którym możliwe było korzystanie ze starych ksiąg stanu cywilnego przy jednoczesnym, sukcesywnym uruchamianiu nowego systemu. Tak robiła większość miast w Polsce.  Jednak kaliski urząd ostatecznie nie skorzystał z rozwiązała, które dopuszczała ustawa i od razu przeszedł na nowy system. - Przez te pół roku działał różnie. Jednego dnia działał gorzej, innego lepiej. Dwa tygodnie temu mieliśmy dość sporą przerwę, bo dwudniową, wtedy system w ogóle nie działał – mówi Ewa Korach, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kaliszu.  

Ewa Korach, kierownik USC zapewnia, że Kalisz dobrze radzi sobie ze zmianą, ale interesanci musza uzbroić się w cierpliwość

Wtedy niektórzy interesanci, którzy przyszli po akt małżeństwa czy urodzenia byli odsyłani, ale największe problemy dotyczyły rejestracji zgonów. - W przypadku zgonów nie ma takiej możliwości, żeby odprawić kogoś z kwitkiem, dlatego że jeżeli ludzie nie załatwią aktu zgonu, nie mogą załatwiać dalszych formalności, więc ta rejestracja musi odbywać się od ręki - tłumaczy Ewa Korach.

Urząd Stanu Cywilnego prosi petentów o cierpliwość, bo z chwilą uruchomienia systemu elektronicznego na dobre – a nastąpiło to 1 września - już nic nie załatwimy od ręki. Osoby, które swoje akty mają w innych USC niż kaliski, na sprowadzenie dokumentów do Kalisza będą czekać do 10 dni roboczych. Nieco krócej, bo maksymalnie 7 dni zaczekają kaliszanie. - Już teraz interesanci się denerwują, bo każdy chce dostać dokument od ręki, a teraz nie ma takiej możliwości. Od ręki można wydać te akty, które są już wprowadzone do systemu, bo one są i my je tylko drukujemy – dodaje kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kaliszu.

Kaliskim urzędnikom przez pół roku udało się wpisać do systemu 6 tysięcy akt, a do wprowadzenia jest  jeszcze blisko… 400 tysięcy dokumentów. Kiedy wszystkie znajdą się już w nowej aplikacji MSW, będzie już tylko lepiej, bo taki jest zresztą zamysł zmian. Urzędnicy przewidują jednak, że nastąpi to za około 10 lat. 

Ewelina Samulak, mik, fot. autor