Czy lepiej archiwizować dokumenty firmy we własnym archiwum, czy zlecić usługę firmie zewnętrznej?

Dlaczego zarządzanie własnym archiwum jest trudne?

Przechowywanie dokumentów w firmie to nie tylko segregowanie pism. W pierwszej kolejności należy przygotować przestrzeń, która zapewni bezpieczeństwo zarchiwizowanych akt. Własne archiwum firmowe powinno być wyposażone w klimatyzację, monitoring oraz systemy: przeciwpożarowy i kontroli dostępu dla osób upoważnionych. Niestety wiąże się to z olbrzymimi kosztami zaaranżowania miejsca na składowanie dokumentacji.

Samo zarządzanie obiegiem akt również wymaga ustalenia budżetu. Całym procesem musi zajmować się przeszkolony pracownik, który potrzebuje licznych narzędzi generujących kolejne koszty. Mowa o programach komputerowych wspierających archiwizację czy umożliwiających przegląd pism cyfrowych.

Własne archiwum a RODO

Bardzo ważne są też wdrożone procedury przetwarzania danych. Pracownik firmowego archiwum musi przestrzegać przepisów rozporządzenia RODO, a samo archiwum trzeba dostosować do polityki bezpieczeństwa informacji, którą wyznacza standard ISO 27001. Wszystko to sprawia, że zarządzanie dokumentacją firmy jest naprawdę bardzo trudne.

Prowadzone archiwum wymaga remontów, standardy bezpieczeństwa muszą być stale monitorowane i aktualizowane, a kadra nieustannie szkolona. Nie można zapomnieć o brakowaniu dokumentów niearchiwalnych. Niszczenie akt, których termin przechowywania minął, to ważny element zarządzania własnym archiwum.

Porządkowanie i archiwizowanie dokumentów z firmą zewnętrzną

Korzystanie ze wsparcia doświadczonych archiwistów to skuteczny sposób na sprawną pracę firmowego archiwum. Liczyć możesz na szybszy dostęp do konkretnych informacji, porządkowanie regałów wraz z niszczeniem niepotrzebnych już dokumentów i na wdrożenie procedur zgodnych z RODO. Współpraca z zespołem archiwistów to gwarancja minimalizacji ryzyka wycieku wrażliwych danych w firmie.

Jak wygląda usługa archiwizacji dokumentów?

Jak podkreślają eksperci Destroy, oferujący usługę https://www.destroy.pl/archiwizacja-dokumentow/, wszystkie etapy porządkowania archiwum realizowane są w oparciu o instrukcje kancelaryjne i aktualne przepisy prawa. Zakres współpracy może być szeroki. Archiwizacja dotyczy:

• klasyfikacji i porządkowania dokumentów,
• zabezpieczania akt przed zniszczeniem na skutek pożaru czy zalania,
• oznaczania dokumentów terminem przechowywania.

Dodatkowo Destroy proponuje bezpieczne niszczenie dokumentów po wybrakowaniu oraz digitalizację akt, czyli ich skanowanie wraz ze stworzeniem elektronicznych kopii.

Szukasz oszczędności? Postaw na archiwum zewnętrzne

Dla wielu przedsiębiorców rozwiązaniem problemów z przechowywaniem dokumentacji okazuje się archiwum zewnętrzne. Przeniesienie akt do specjalistycznego, monitorowanego i ściśle kontrolowanego magazynu zarządzanego przez profesjonalistów, to koniec z martwieniem się o infrastrukturę, logistykę oraz rygorystyczne procedury.

Wybierz archiwum zewnętrzne firmy Destroy

Jeśli chcesz odzyskać przestrzeń biurową, zredukować koszty i zapewnić danym najwyższy poziom bezpieczeństwa, postaw na współpracę z archiwum zewnętrznym Destroy. Zyskasz dostęp online do akt oraz sprawne przeszukiwanie dokumentów papierowych.

Warto dodać, że archiwum zewnętrzne jest całodobowo monitorowane, zabezpieczone przed włamaniem i nieautoryzowanym dostępem, a także przed pożarem czy zalaniem. Firma Destroy wyróżnia się polisą OC na kwotę 10 milionów złotych.

Archiwizacja dokumentów z Destroy to pewność zabezpieczenia wrażliwych danych w firmie. Stawiając na archiwum zewnętrzne, obniżasz koszty. Nie musisz martwić się o infrastrukturę, a dokumenty są dla Ciebie dostępne w każdej chwili.