Utylizacja dokumentów przez firmę – czy warto?

Kiedy można zniszczyć dokumenty firmowe?

Czas, w którym można się podjąć utylizacji dokumentów wcale nie zależy od firmy. Zależy od niego kilka czynników. Przedsiębiorcy muszą działać według bardzo dokładnie określonych ram, jakie narzuca prawo. Zupełnie inny jest czas ważności dokumentów księgowych, a inne zasady dotyczą na przykład danych o pracownikach czy dokumentów płacowych z ostatnich lat. Jeszcze inne reguły obowiązują nas w przypadku utylizacji faktur.

Ważną rolę odgrywa też rozporządzenie RODO. Firmy nie mogą tak po prostu „zniszczyć dokumentów”, na przykład gniotąc kartkę z ważnymi danymi czy targając ją tylko w połowie. To ogromny błąd, który może kosztować naszą działalność sporo pieniędzy. Dlaczego? Ponieważ takie dane mogą zostać odtworzone.

Proces utylizacji papierów przez profesjonalną firmę

W zdecydowanej większości przypadków takie pliki są fachowo rozdrabniane, a następnie palone, co stanowi podwójne zabezpieczenie dla działalności. Nieco inaczej trzeba podejść do utylizacji danych ze starych dysków twardych. Idealnym rozwiązaniem jest pełna destrukcja takiego nośnika wykonana przez fachowców. Można tu wskazać na przykład na rozmagnesowanie i zniszczenie dysku. Bez względu na to, jakie pliki chcemy usuwać, koniecznie pamiętajmy o tym, aby w razie kontroli móc wykazać, że pliki zostały zniszczone przez profesjonalistów. Zwykle takie firmy jak PIKA wydają stosowne poświadczenie o przyjęciu nośnika (lub tradycyjnych dokumentów) oraz o zniszczeniu ich zgodnie z rygorystycznymi standardami, jakie wymusza rozporządzenie RODO.

Korzyści z utylizacji przez profesjonalistów

Utylizacja materiałów niejawnych przez firmę specjalistyczną pozwala przedsiębiorcy zaoszczędzić czas, pieniądze i skupić się na zdaniach związanych z faktyczną działalnością firmy. Zlecenie niszczenia dokumentów sprawdzonej i godnej zaufania firmie umożliwia przedsiębiorcy uzyskanie gwarancji, że dopełnił on wszelkich wymogów prawa i nie dotkną go żadne sankcje, a dokumenty były cały czas odpowiednio chronione i zostały należycie zniszczone. W przypadku najlepszych firm utylizujących dane, przedsiębiorca może także liczyć na to, że nie tylko uzyska certyfikaty poświadczające zniszczenie materiałów, ale również otrzyma szansę monitorowania przebiegu procesu niszczenia.