Jakie są przepisy dotyczące niszczenia dokumentów w firmie?

Jakie obowiązki w zakresie niszczenia dokumentów mają firmy?

Dane osobowe, poufne czy tajne podlegają ochronie prawnej. Ustawodawca nie podał jednak konkretnego sposobu, w jaki dokumenty zawierające powyższe informacje powinny być niszczone. Niektórzy uważają, że najlepszym rozwiązaniem jest korzystanie z usług wyspecjalizowanych firm, ale żaden przepis nie nakazuje tego wprost. Przedsiębiorcy muszą jednak pochować wszelkich starań, aby nie doszło do wycieku danych. W przeciwnym razie narażeni są na odpowiedzialność finansową i karną. Warto też zwrócić uwagę na obowiązujące normy ISO, których spełnienie wskazuje na renomę przedsiębiorstwa. Samodzielne niszczenie dokumentów okazuje się wyzwaniem, dlatego warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Oddziały Rhenus Office działają w całej Polsce, a zakres usług jest znacznie szerszy, niż wyłącznie utylizacja zbędnych dokumentów.

Jak należy przeprowadzić procedurę niszczenia dokumentów?

Przepisy nie wskazują wprost metody niszczenia dokumentów. Dokładnie określają jednak, jak długo należy przechowywać dokumentację. Dopiero po przekroczeniu ustawowego terminu można oddać ją do zniszczenia. Przechowywanie i archiwizację zlecimy firmie zewnętrznej, a o samych usługach więcej przeczytasz tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/przechowywanie-dokumentow-i-akt/. Jeśli mamy już sporą ilość dokumentów do zniszczenia, musimy pamiętać, aby:

zabezpieczyć je na czas transportu (chyba że utylizacja odbywa się w siedzibie firmy),

nadać uprawnienia osobom, które będą pracować z dokumentami,

zutylizować papiery w taki sposób, aby ich odtworzenie nie było możliwe,

nie tylko zniszczyć nośniki danych, ale również je zdemagnetyzować.

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy jest zapewnienie bezpieczeństwa danych aż do momentu całkowitego zutylizowania dokumentów.

Które dokumenty podlegają specjalnej ochronie?

Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe, poufne, tajne czy ściśle tajne wymaga profesjonalnego podejścia. W Polsce obowiązuje norma DIN 66399, która określa maksymalną powierzchnię i długość ścinek. Co istotne, przepisy mają odniesienie zarówno do dokumentacji chronionej prawnie, jak i zwykłej, niepodlegającej ochronie. Implementacja nie oznacza, że procesy biznesowe muszą być kosztowne. Warto rozważyć ich optymalizację, o której więcej dowiesz się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/outsourcing-i-automatyzacja-procesow-biznesowych/optymalizacja-procesow-biznesowych/. Drobne zmiany mogą sprawić, że prowadzenie firmy będzie tańsze, a spełnienie wszelkich norm okaże się bardzo proste.