Automatyzacja procesów biznesowych - na czym ona polega?

Automatyzacja procesów biznesowych - podstawowe informacje

Czym jest proces biznesowy? To trudne pytanie, na które nie sposób znaleźć jednej konkretnej odpowiedzi. Pod definicją procesu biznesowego możemy znaleźć każdy ciąg czynności, który wykonywany przez pracowników prowadzi do konkretnego efektu, dającego w dłuższym terminie zysk.

To właśnie zysk stanowi mierzalny czynnik, który obiektywnie informuje, czy realizacja danego procesu biznesowego jest rentowna. Każdy taki proces ma swoje koszty - amortyzacja maszyn, zużycie materiałów a przede wszystkim koszt wynikający z zatrudniania pracowników, którzy realizują dany proces. Pod uwagę należy wziąć też takie kwestie, jak błędy ludzkie, które mogą się pojawić lub niedysponowanie związane z urlopami czy zwolnieniami lekarskimi, co znacząco wpływa na szybkość realizacji procesu.

W wielu przypadkach ludzi możemy zastąpić, a raczej odciążyć ich od trudu wykonywania żmudnych, acz istotnych procesów. Służy temu właśnie technologia automatyzacji procesów biznesowych, która zapewnia możliwość realizacji konkretnych czynności lub serii czynności bez czynnego udziału pracowników.

Przykłady zautomatyzowanych procesów biznesowych

Istnieje wiele sposobów na wykorzystanie technologii RPA w biznesie. Zacznijmy od najbardziej oczywistych. Tworzenie raportów finansowych, wymagających pobierania danych z kilku oddzielnych plików źródłowych, tworzenie na ich podstawie wykresów i zestawień, a następnie przesłanie do zainteresowanych osób z kadry zarządczej. Jest to przykład pracy żmudnej, długiej (logowanie się do kilkunastu baz i pobieranie danych, a następnie formatowanie ich zabiera dużo czasu), ale z drugiej strony niewymagającej żadnego osądu. Idealny kandydat na automatyzację.

Innymi przykładami automatyzowania procesów biznesowych może być monitorowanie kondycji linii produkcyjnej. Wcześniej czynność wykonywana przez pracownika w sposób cykliczny, dzisiaj może być przedmiotem zadania wykonywanego automatycznie, przez oprogramowanie low code ERP. Takie i inne procesy występują w każdej firmie i w każdej branży i stanowią doskonały pretekst do wprowadzenia znacznych usprawnień w działaniu firmy.

Czy każdy proces da się zautomatyzować?

Wielu zwolenników technologii RPA wychodzi z założenia, że każdy proces jest gotowy do zautomatyzowania. Czy to prawda? Niestety nie. Wiele procesów wymaga stałej obecności pracownika, który dzięki swojemu doświadczeniu i kompetencjom jest w stanie dokonać odpowiednich osądów. Gdy ścieżka procesu jest długa i zawiera wiele ścieżek decyzyjnych, warto pozostawić takie czynności w rękach pracowników.

Druga kwestia to rentowność inwestycji. Automatyzacja procesów biznesowych sprawia, że jest to technologia coraz bardziej dostępna, jednak wciąż nie zawsze inwestycja w oprogramowanie lub roboty wykonujące pracę za naszych pracowników będzie opłacalna. Jeśli proces jest konieczny z punktu widzenia całego biznesu, ale nie dający sam z siebie dużego zysku, inwestycja w takie usprawnienie może być z punktu widzenia finansów całkowicie nieuzasadniona.

Dlaczego warto inwestować w automatyzację biznesu?

Wciąż jednak warto szukać nowych perspektyw do usprawnienia procesów realizowanych w firmie. Wiążą się z tym konkretne, mierzalne korzyści. Jakie?

Przede wszystkim wydajność pracy i możliwość nieprzerwanego realizowania danych procesów. Pracownik musi odpoczywać, udaje się na urlop, ale również w pracy może się zdarzyć, że ma zły dzień i nie dość, że czynność będzie wykonywana wolno, to jeszcze z błędami. Automatyzacja całkowicie redukuje te ryzyka. Robot nie musi odpoczywać, zawsze wykonuje pracę w takim samym tempie i zawsze bezbłędnie. To z kolei zapewnia perfekcyjny efekt końcowy procesu i daje potencjał do wzrostu satysfakcji klientów.

Ta przewidywalność oprogramowania RPA, jego szybkość i bezbłędność wpływa bezpośrednio na oszczędność czasu i pieniędzy. Możemy wykonywać więcej i taniej - bez kosztów pracownika. To w długim okresie będzie widoczne w zyskach firmy, które z nawiązką pokrywają koszty inwestycji w technologię automatyzacji procesów biznesowych.